“riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali”

Per Euthalia S.r.l. la protezione dei dati è un argomento molto serio per cui con la presente desideriamo informarLa in merito alle modalità con le quali i dati vengono trattati ed ai diritti che Lei può esercitare ai sensi della vigente normativa sulla protezione dei dati, in particolare del Regolamento UE 2016/679 (di seguito anche: “GDPR”).

1. Titolare del trattamento e Responsabile della Protezione dei Dati (RPD / DPO)

2. Le categorie di dati che vengono sottoposti a trattamento

Le categorie di “dati personali” (ex. Art. 4.1 del GDPR) trattati dal Titolare possono essere le seguenti:

• dati anagrafici e identificativi (a titolo esemplificativo e non esaustivo: nome, data di nascita, luogo di nascita, nazionalità, occupazione/mestiere, ecc.);
• dati di contatto (indirizzo, indirizzo e-mail, numero di telefono e dati similari);
• informazioni acquisite in conseguenza della segnalazione, tra cui a mero titolo esemplificativo e non esaustivo, informazioni sull’attività lavorativa e/o professionale svolta, nonché limitatamente alla persona o alle persone alle quali la violazione è attribuita, eventuali sospette violazioni di obblighi normativi, eventualmente commesse nell’ambito delle suddette attività;
• eventuali dati particolari che potrebbero emergere dalla segnalazione di alcuni tipi di illecito o di violazione;
• limitatamente alla persona o alle persone alle quali la violazione è attribuita, eventuali dati relativi a condanne penali e reati.

3. Liceità e finalità del trattamento

Il trattamento dei dati personali avviene in conformità alle disposizioni del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) e di ogni altra normativa sulla protezione dei dati applicabile. Di seguito vengono forniti i dettagli:

• Finalità volte all’adempimento di un obbligo legale (ex art. 6, paragrafo 1 (c) del GDPR) e art. 9, paragrafo 2 (b) GDPR)

1. Adempimento di obblighi previsti da Leggi, Regolamenti e dalla Normativa Comunitaria, con particolare riferimento a quelli previsti dal d.lgs. n. 24 del 2023 e, più, in generale, in tema di protezione delle persone, che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e delle disposizioni normative nazionali (c.d. normativa in materia di “Whistleblowing”).

Il periodo di conservazione dei dati personali, relativamente alle finalità di cui alla presente sezione è:

Per la finalità: a, per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre 5 anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione.

Questi tempi possono allungarsi in caso di contenzioso, di accertamenti delle autorità pubbliche o giudiziarie, nonché di eventuali disposizioni speciali di legge.

4. Destinatari o categorie di destinatari dei dati personali (ex art. 14 paragrafo 1 (e) del GDPR) *

Nell’ambito delle suindicate finalità, il Titolare del trattamento potrà comunicare i suoi dati a:

• uffici e funzioni interne del Titolare medesimo, appositamente incaricati della gestione della segnalazione, nonché uffici eventualmente coinvolti ai fini dell’adozione di opportuni provvedimenti o misure da parte del Titolare stesso;
• soggetti esterni affidatari della gestione del canale di segnalazione;
• società e ad operatori professionali che forniscono servizi informatici, tra cui, ad esempio gestione software e dei cloud;
• organismi di controllo e di vigilanza del Titolare ove fosse necessario per lo svolgimento dei propri compiti di controllo;
• eventuali studi legali e relativi eventuali consulenti tecnici di supporto, qualora il seguito della segnalazione comporti l’avvio di procedimenti disciplinari o di procedimenti giudiziari;
• autorità giudiziarie e/o autorità pubbliche di vigilanza;
• altre pubbliche amministrazioni e autorità pubbliche;
• la persona Segnalante, limitatamente al riscontro riconosciuto nei confronti quest’ultimo dal decreto legislativo di cui sopra (contenente la comunicazione di informazioni relative al seguito che viene dato o che si intende dare alla segnalazione).

* L’elenco completo e aggiornato dei Destinatari (ex art. 4.9 del GDPR) è disponibile presso il Titolare del trattamento dei dati personali ai recapiti sopra indicati.

5. Destinatari o categorie di destinatari dei dati personali (ex art. 14 paragrafo 1 (f) del GDPR) e trasferimento dei dati in Paesi extra UE

Il Titolare le comunica di non avere intenzione di trasferire i suoi dati in paesi non compresi nella UE e nella SEE per le finalità sopra indicate.

6. Diritti del Soggetto Interessato (ex. art. 14 paragrafo 2 (c) del GDPR)

L’Interessato può far valere i seguenti diritti, specificando che non possono essere esercitati qualora dal loro esercizio possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla riservatezza dell’identità dei segnalanti e dei facilitatori, così come previsto dall’articolo 2 undecies co. 1 lett. f), del Codice della Privacy e che, comunque, possono essere esercitati limitatamente ai casi in cui non siano in contrasto con gli obblighi del Titolare relativamente agli adempimenti di cui al d. lgs. n. 24 del 2023, sopra richiamato (di seguito anche Decreto):

• diritto di accesso dell’Interessato [art. 15 del Regolamento UE] (la possibilità di essere informato sui trattamenti effettuati sui propri Dati Personali ed eventualmente riceverne copia), nei limiti previsti dal Regolamento UE e dalla normativa vigente applicabile, inclusi quelli sopra riportati;
• diritto di rettifica dei propri Dati Personali [art. 16 del Regolamento UE] (l’Interessato ha diritto alla rettifica dei dati personali inesatti che lo riguardano);
• diritto alla cancellazione dei propri Dati Personali senza ingiustificato ritardo (“diritto all’oblio”) [art. 17 del Regolamento UE] (l’Interessato ha, così come avrà, diritto alla cancellazione dei propri dati), nei casi previsti dal GDPR e limitatamente alle eventuali ipotesi residue che potrebbero configurarsi nell’ambito dei trattamenti in oggetto, tenuto conto che il Titolare è tenuto a conservare i dati in questione per il tempo necessario alla gestione della segnalazione e comunque non oltre 5 anni. Pertanto, fatta eccezione per le eventuali ipotesi residuali che dovessero astrattamente configurarsi – quali, ad esempio, casi di conservazione per un periodo ulteriore rispetto al termine massimo sopra indicato per la finalità sopra riportata che non sia giustificato – il diritto alla cancellazione potrà risultare limitato o non completamente esercitabile per tutta la durata del periodo di conservazione imposto dalla normativa);
• diritto di limitazione di trattamento dei propri Dati Personali nei casi previsti dall’art. 18 del Regolamento UE, tra cui nel caso di trattamenti illeciti o contestazione dell’esattezza dei Dati Personali da parte dell’Interessato [art. 18 del Regolamento UE];
• diritto alla portabilità dei dati [art. 20 del Regolamento UE], l’Interessato potrà richiedere in formato strutturato i propri Dati Personali al fine di trasmetterli ad altro titolare, nei casi previsti dal medesimo articolo;
• diritto di opposizione al trattamento dei propri Dati Personali [art. 21 del Regolamento UE] (l’Interessato ha, così come avrà, diritto alla opposizione del trattamento dei propri dati personali);
• diritto di non essere sottoposto a processi decisionali automatizzati, [art. 22 del Regolamento UE] (l’Interessato ha, così come avrà, diritto a non essere sottoposto ad una decisione basata unicamente sul trattamento automatizzato).

Ulteriori informazioni circa i diritti dell’Interessato potranno ottenersi sul sito web aziendale oppure richiedendo al Titolare estratto integrale degli articoli sopra richiamati, ai recapiti sopra riportati. 

I suddetti diritti possono essere esercitati secondo quanto stabilito dal Regolamento inviando, anche, una e-mail al seguente indirizzo privacy@euthalia.it, precisando che l’Interessato non potrà esercitare il diritto di accesso, di cui all’art. 15, con riferimento a dati identificativi e ad altri dati personali del Segnalante, del c.d. “Facilitatore“ e di altre persone eventualmente coinvolte, nonché a documenti ed informazioni che possano consentire o facilitare l’identificazione di tali soggetti.

In ossequio all’art. 19 del Regolamento UE, il Titolare procede a informare i destinatari cui sono stati comunicati i dati personali, le eventuali rettifiche, cancellazioni o limitazioni del trattamento richieste, ove ciò sia possibile.

Per consentire un più celere riscontro delle Sue richieste formulate nell’esercizio dei su indicati diritti, le stesse potranno essere rivolte al Titolare indirizzando le medesime ai recapiti indicati al punto 1.

7. Diritto di proporre reclamo (ex art. 14 paragrafo 2 (e) del GDPR)

L’Interessato, qualora ritenga che i propri diritti siano stati compromessi, ha diritto di proporre reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali, secondo le modalità indicate dalla stessa Autorità al seguente indirizzo Internet http://www.garanteprivacy.it/web/guest/home/docweb/-/docweb-display/docweb/4535524 oppure inviando comunicazione scritta all’ Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali.

8. Natura del conferimento dei dati
   • In caso di adempimento di obblighi di legge o contrattuali

Si informa che i Suoi dati personali sono stati liberamente e volontariamente conferiti da soggetti terzi riportati alla successiva sezione 9, al fine di consentire al Titolare di perseguire un obbligo legale e, pertanto, l’Interessato non potrà chiedere la cessazione dei trattamenti dei dati conferiti da tali soggetti terzi (a titolo esemplificativo e non esaustivo, non potrà chiedere la cancellazione dei dati acquisiti e conservati, fatto salvo quanto sopra riportato alla sezione 6). Per completezza, si informa che solamente i gestori o destinatari delle segnalazioni hanno la prerogativa di valutare come non pertinenti od erronei o non più necessari i dati ricevuti nell’ambito delle gestioni delle segnalazioni, con le conseguenze del caso sull’esercizio del diritto alla cancellazione. L’interessato può tuttavia fornire le informazioni e le osservazioni dallo stesso ritenute opportune al fine di rivelare i suddetti errori e/o di contribuire alle suddette rivelazioni.

Quando i dati non sono più necessari, tenuto conto del periodo di conservazione soprariportato, questi vengono regolarmente cancellati.

9. La fonte da cui hanno origine i dati personali e, se del caso, l’eventualità che i dati provengano da fonti accessibili al pubblico (ex art. 14 paragrafo 2 (f) del GDPR)

Il Titolare ha ottenuto i dati che tratta dalle seguenti fonti: Persona o Persone Segnalanti, nonché tramite le indagini e le istruzioni necessarie, incluso acquisizioni documentali ed audizioni di eventuali testimoni.

10. Insussistenza/Esistenza di un processo decisionale completamente automatizzato ai sensi dell’art. 22 del GDPR

È attualmente escluso l’uso di processi decisionali meramente automatizzati come dettagliato dall’articolo 22 del GDPR. Se in futuro si decidesse di istituire tali processi per casi singoli, l’Interessato ne riceverà notifica in separata sede qualora ciò sia previsto dalla legge o aggiornamento della presente informativa.

11. Modalità del trattamento

I dati personali verranno trattati prevalentemente, se non esclusivamente, in forma informatizzata e telematica, e conservati nella specifica area dell’apposita piattaforma per la gestione delle segnalazioni, cui potranno accedere, e quindi venirne a conoscenza, i soggetti incaricati per la gestione delle segnalazioni, espressamente designati dal Titolare quali Responsabili o Autorizzati del trattamento dei dati personali. Tali soggetti potranno trattare eccezionalmente i dati, qualora ritenuto opportuno, anche su supporti rimovibili o cartacei (con le specifiche misure previste dal Titolare), fatto salvo l’utilizzo di ulteriori supporti necessari (utilizzati dal Titolare e dai propri studi legali) in caso di procedimenti disciplinari e contenziosi, nei limiti indicati dal suddetto Decreto e dalle connesse disposizioni aziendali. Tali soggetti potranno effettuare operazioni di consultazione, utilizzo, elaborazione, raffronto ed ogni altra opportuna operazione anche automatizzata nel rispetto delle disposizioni di legge necessarie a garantire, tra l’altro, la riservatezza e la sicurezza dei dati nonché l’esattezza, l’aggiornamento e la pertinenza dei dati rispetto alle finalità dichiarate.

La presente informativa e i successivi aggiornamenti sono pubblicati sul sito web https://euthalia.it